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I Encontro Internacional de Protocolo: a importância da imagem

Os eventos são mesmo assim, terreno fértil para imprevistos, mas nem uma greve da CP conseguiu ensombrar o I Encontro Internacional de Protocolo, dedicado ao tema da organização de eventos, realizado esta semana (dia 23) na Escola de Hotelaria de Coimbra. Esta foi mais uma organização da APEP – Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo – uma associação que prima pelo dinamismo e pela capacidade de organizar momentos de debate e reflexão, e não só em Lisboa, sempre bastante participados e com saldo positivo. Esta capacidade de mobilização é, nos dias que correm, notável. Pela primeira vez desenhou-se uma “parceria” entre a APEP e a APECATE – Associação Portuguesa de Empresas de Congressos, Animação Turística e Eventos -, (com descontos de participação para os associados). 

Mas o mote para este Encontro foi dado pelo presidente da Câmara de Coimbra, e anfitrião, Carlos Encarnação, que começou por dizer que detesta eventos mal organizados. Ele que tem que assistir a muitos. A partir desta, as seguintes comunicações procuraram apresentar as especificidades de diferentes eventos, soluções, case-studies, novos programas de software e outras tecnologias, a relação entre os relações públicas e os meios de comunicação social, para além de ter sido abordado o muito específico protocolo autárquico e o protocolo na Áustria (com intervenções da Embaixadora Mellita Schubert e Thomas Sladko, vice-chefe do protocolo do Governo da Áustria). A terminar, Isabel Amaral, presidente da APEP, colocou à reflexão, numa espécie de trabalho de casa, as cinco questões que, no entender da especialista, marcam o protocolo e a organização de eventos. A saber: “serão obsoletas certas cerimónia oficiais?”, “o cerimonial actual transmite a mensagem que se pretende?”, “o protocolo deve estar ao serviço do marketing político?”, “os técnicos de protocolo são gestores de eventos? Ou os gestores de eventos devem ter conhecimento de procolo?” e, finalmente, “quais os desafios do protocolo no séc. XXI”. 

Os desafios de adaptar o protocolo à nova realidade, em constante mudança, e em que a imagem é quase tudo, colocam-se diariamente a todos os profissionais. A imagem domina tudo, a política, a actuação pública do Estado, e o protocolo tem de ajudar a transmitir essa imagem. Foi disto mesmo que falou o Embaixador Manuel Côrte-Real, antigo chefe de Protocolo do Estado, usando, para o efeito, exemplos recentes da Cimeira União Europeia-África, ou a assinatura do Tratado de Lisboa, grandes eventos realizados no nosso país. No final tudo correu bem, mas estes foram eventos muito complicados em termos protocolares. “As principais cerimónias do Estado têm de captar o olho, antes da compreensão e inteligência”, referiu o Embaixador e esse é o novo paradigma que se coloca aos profissionais. 

Também a imagem foi alvo da reflexão de João Sacchetti, da João Lagos Sport e presidente da APECATE, que abordou o tema do marketing de eventos, e de Patrícia Marques, da Forward RP, na perspectiva da relação com os meios de comunicação social, componente essencial de qualquer acontecimento. 

Uma das mais interessantes palestras da jornada, opinião generalizada, foi da responsabilidade de Javier Carnicer, chefe de Protocolo das Cortes de Aragón. O responsável centrou-se na questão das novas tecnologias ao serviço do protocolo, dando como caso de estudo a Expo 2008, em Saragoça. Javier Carnicer partilhou com a audiência o software usado nesse mega-evento. 

E por falar em grandes eventos, os Jogos Olímpicos da Lusofonia, que decorreram o ano passado no nosso país, foram esmiúçados pelo responsável de protocolo do evento, Coronel Adriano Firmino. O protocolo desportivo reveste-se de normas e regras especiais, que foram lembradas pelo orador. Eventos mais pequenos, mas talvez os que mais mexem a indústria dos eventos, são os corporativos. Luísa Benedy e Magda Ferreira, gestoras de eventos da Desafio Global ativism, apresentaram casos de estudo de eventos da Sonae, alguns deles premiados. No final, partilharam com a assistência um vídeo, alertando para uma das maiores dificuldades para quem organiza um evento: lidar com os lugares vazios deixados por convidados que confirmam a presença e que, no final, não aparecem. 

in Festas e Eventos